✅ Antes de começar
Certifique-se de que tem acesso ao menu Entidades e permissões para criar ou importar clientes. No caso da importação, prepare previamente um ficheiro Excel com os dados a carregar — recomendamos usar o modelo disponível no Officegest.
👤 Criar um novo cliente manualmente
Para criar um cliente manualmente, comece por aceder ao menu principal do Officegest.
- Vá ao separador “Entidades” e depois clique em “Clientes”.
- Clique no botão “Novo Cliente”.
- Defina o tipo de cliente e preencha os campos obrigatórios do formulário.
Nota: No campo do número de contribuinte, tem duas opções:
- Marcar o cliente como Cliente Final, caso não tenha NIF.
- Inserir o NIF e selecionar a opção “Obter dados automaticamente” — o Officegest irá preencher os dados da entidade por si.
Se necessário, pode ainda indicar o referenciador do cliente e configurar as autorizações RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados).
Quando terminar de preencher, clique em “Guardar”. A ficha do cliente será criada e aberta automaticamente para que possa continuar a criação.
📥 Importar clientes através de ficheiro
O Officegest também permite criar várias fichas clientes de uma só vez através de um ficheiro Excel. Para isso:
- No menu principal, aceda a “Configurações” e selecione “Importar”.
- Escolha o tipo de entidade a importar — neste caso, “Clientes”.
- Clique no botão de “Importar“.
- Carregue o ficheiro com os dados. Pode usar o modelo de Excel de exemplo para garantir que os campos estão corretamente organizados.
- Após carregar o ficheiro, será necessário mapear as colunas, ou seja, indicar ao sistema a correspondência entre os campos do ficheiro e os campos do Officegest. (Nota: Se utilizar o ficheiro de exemplo, o software irá automaticamente fazer a correspondência.)
- Quando o mapeamento estiver concluído, clique em “Processar Ficheiro”.
- Será apresentada uma lista com os clientes prontos a importar. Selecione os que pretende e clique em “Com os selecionados” > “Importar”.
Os clientes serão então criados automaticamente no sistema, ficando acessíveis através do menu Entidades > Clientes.
📝 Editar a ficha do cliente
Após a criação, pode aceder à ficha do cliente para adicionar ou modificar informações. Esta ficha está organizada por separadores com diferentes áreas de detalhe:
- Geral: Contém as informações principais do cliente, como o nome, morada, classificação e definições RGPD.
- Individual: Aqui pode adicionar títulos e outros dados adicionais.
- Dados Financeiros: Inclui informações ligadas à contabilidade, como IBAN, dados SEPA e outras configurações financeiras.
- Além destas secções, poderá também consultar o histórico de interações, estatísticas comerciais e definir preços personalizados.
💡 Dica útil
Se trabalha com muitos clientes, a importação pode poupar-lhe bastante tempo. Utilize sempre o ficheiro de exemplo para garantir que os dados são lidos corretamente pelo sistema.